Tìm kiếm
Thứ 6, 19/04/2024 | 22:32 GMT
Kỹ năng giao tiếp nghe gọi điện thoại trong công ty Nhật
Thời gian đăng: 11/05/2017 09:43
Kỹ năng giao tiếp, nghe gọi điện thoại khi làm việc tại các công ty Nhật rất quan trọng và cần thiết giúp bạn duy trì và xây dựng được các mỗi quan hệ, tăng hiệu quả công việc. Hãy tham khảo bài viết dưới đây để có kỹ năng nghe gọi, đàm phán tốt trong các công ty Nhật nhé.
Trước tiên, bạn phải nắm được trình tự 1 cuộc điện thoại thế nào để chủ động được trong khi nói chuyện.1. Trình tự gọi điện thoại
Trình tự gọi điện khi làm tại các công ty Nhật
- Chuẩn bị trước khi gọi điện
Chuẩn bị sẵn giấy, bút memo, danh thiếp của đối phương.
Chuẩn bị sẵn nội dung nói chuyện để cuộc hội thoại được trôi chảy hơn và không làm mất thời gian của đối phương.
Lựa chọn nơi yên tĩnh để gọi điện.
Cân nhắc thời điểm gọi điện thích hợp tùy theo ngành nghề của đối phương để tránh làm phiền người nhận điện.
Ví dụ: Doanh nghiệp bình thường: tránh gọi vào đầu giờ làm; Nhà hàng: tránh gọi vào giờ ăn trưa, ăn tối; Nhà máy: tránh gọi 1 tiếng trước giờ nghỉ làm,….Cũng có người không muốn bị làm phiền vào giờ ăn trưa nên cũng cần lưu ý điều này.
- Gọi điện
Sau khi đã chuẩn bị xong đầy đủ những thứ cần thiết, bạn tiến hành gọi điện. Khi có người nghe máy, xưng tên bản thân và tên công ty. Rồi chào hỏi đối phương. Việc xưng danh giới thiệu bản thân rất quan trọng, bạn có thể học thêm nhiều cách giới thiệu bản thân bằng tiếng Nhật chuẩn nhất trong bài viết này.
Ví dụ: わたくし、〇〇会社の△△と申します。いつもお世話になっております。 Phần xưng tên, tên công ty và câu chào hỏi tiếng Nhật thường giống nhau cho tất cả các cuộc gọi. Nêu tên, xác nhận xem đối tượng cần gặp có mặt không?
Sau khi chào hỏi xong, nêu tên người cần gặp. Ví dụ: 恐れ入れますが、人事部の鈴木様いらっしゃいますか。
Trường hợp 1: Nếu đối tượng cần gặp không có mặt
Trường hợp đối tượng cần gặp không có mặt, xác nhận xem khi nào đối phương quay lại hoặc khi nào nghe điện được.
Sau khi xác nhận thời gian quay lại của đối phương, có thể:
o Gọi lại cho đối phương xác nhận sẽ gọi lại cho đối phương. Ví dụ:
o Để lại lời nhắn nhờ đối phương truyền đạt lại lời nhắn, rồi xác nhận danh tính của người nhận điện thoại. Ví dụ:
Người nghe ：ただ今鈴木が外出しておりますが。
Bạn ： 何時ごろお戻りでしょうか。
Người nghe ：4時ごろ戻ってくる予定です。
Bạn : お伝言をおねがいしてもよろしいでしょうか。
o Nhờ đối phương gọi lại trường hợp liên lạc nhiều lần nhưng không gặp được đối phương, nhờ đối phương gọi lại và nói lại thời gian mình có thể nghe máy.
Người nghe ：ただ今鈴木が外出しておりますが。
Bạn ： 何時ごろお戻りでしょうか。
Người nghe ：4時ごろ戻ってくる予定です。
Bạn : お手数ですが、お席に戻られたら折り返しお電話頂けますか。（3）
Trường hợp 2: Nếu đối tượng cần gặp có mặt và nghe máy
Khi đối phương đã nhấc máy, xưng danh và chào hỏi lại một lần nữa
Trước khi nói chuyện, xác nhận xem đối phương có nghe máy được không.
o Nếu OK: Vào chủ đề chính. Chú ý nói ngắn gọn, dễ hiểu. Sau đó kết thúc hội thoại, xác nhận lại nội dung chính với đối phương.
o Nếu đối phương không thể nghe máy luôn hoặc có vẻ bận, quay lại bước (3.1). Ví dụ:
Người nghe: はい、人事部の鈴木でございます。
Bạn : 〇〇会社の△△と申します。いつもお世話になっております。ただ今お時間頂い ても宜しいでしょうか。
Người nghe: はい、大丈夫です。
Bạn : （Vào chủ đề chính)
Bạn : それでは、（Xác nhận nội dung）ということでよろしいでしょうか。
- Chào hỏi và gác máy
Chờ đối phương tắt máy trước rồi mới nhẹ nhàng đặt ống nghe xuống.
- Lưu ý về cách dùng từ ngữ
Khi gọi người cùng công ty khi nói chuyện điện thoại với người ngoài công ty: gọi trực tiếp tên không kèm theo danh xưng. Ví dụ: スズキ先輩 ⇒ スズキ; タナカ課長 ⇒ タナカ;
Cách gọi công ty mình và công ty đối tác: Công ty đối tác ⇒ 「御社（おんしゃ）」; Công ty mình ⇒ 「弊社（へいしゃ）」
Khi nghe và gọi điện thoại, hãy luyện cách sử dụng thể lịch sự và kính ngữ.
- Lưu ý về tác phong, tư thế
o Khi gọi điện thoại, ngay cả khi đối phương không nhìn thấy mặt cũng phải giữ tác phong, tư thế nghiêm chỉnh.
o Không chống cằm
o Không ngả người ra sau, chân bắt chéo
o Luôn mỉm cười, giữ đúng tác phong, tư thế.
o Không vừa gọi điện vừa làm việc khác
o Không chống cằm, khom người xuống khi đang nói chuyện điện thoại
o Ấn nút giữ máy khi nói chuyện với người trong công ty
- Lưu ý khác
o Khi nghe điện thoại, điều quan trọng nhất là phải xác nhận xem đối phương gọi điện đến với mục đích gì.
o Tùy vào nội dung cuộc nói chuyện hay hoàn cảnh mà có những ứng xử phù hợp.
o Khi đối phương có vẻ đang bận => Xin phép gọi lại
o Nếu là điện thoại với mục đích xin lỗi => Gọi càng sớm càng tốt
o Khi phát hiện ra nói sai => Gọi điện lại để xin lỗi và chỉnh sửa
o Khi không biết tên người phụ trách => Nêu nội dung liên quan và những gì mình biết.
o Nếu điện thoại bị ngắt khi đang ở chế độ chờ => Gọi lại cho đối phương.
Xem thêm các cách phỏng vấn, giao tiếp tiếng Nhật, phương pháp học tiếng Nhật hiệu quả tại đây. Chúc các bạn thành công!
TƯ VẤN XKLĐ NHẬT BẢN 24/7
HỖ TRỢ TƯ VẤN TRỰC TUYẾN VÀ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THAM GIA
HOTLINE: 0979 171 312 (Hỗ trợ tư vấn 24/7 qua: Call, Message, Zalo, SMS)
Nếu không tiện nói chuyện qua điện thoại hoặc nhắn tin ngay lúc này, bạn có thể YÊU CẦU GỌI LẠI bằng việc nhập số điện thoại vào form bên dưới để được cán bộ tư vấn của công ty liên lạc hỗ trợ.
Tin liên quan
Những việc bạn cần làm khi bị mất giấy tờ tại Nhật
06/07/2022 13:29
Chuyển hàng từ Nhật Bản về Việt Nam bằng dịch vụ EMS
12/05/2022 11:09
Hành trang cần chuẩn bị khi sang Nhật Bản làm việc
15/04/2022 15:10
Hotline: 0979.171.312
12/04/2021
Tổ chức sinh nhật cho TTS tháng10 tại Trung tâm đào tạo thực tập sinh Sinh nhật là một ngày kỷ niệm mà mỗi người...08/04/2021
XKLĐ Nhật Bản Thi tuyển đơn hàng đúc nhựa làm việc tại Nagano Nhật Bản Được xem có môi trường làm việc an toàn...01/04/2021
Chúng tôi tổ chức chia tay cho gần 60 thực tập sinh xuất cảnh tháng 11/2023 Ngày 21/01 vừa qua đã tổ chức thành công buổi...30/04/2021
Khai giảng khóa học đơn hàng thuộc nghiệp đoàn VIP tại trung tâm đào tạo công ty Khai giảng khóa học đơn hàng thuộc nghiệp...18/04/2021
Thi tuyển đơn hàng chế biến thực phẩm cơm hộp 36 Nam Đơn hàng công xưởng cho nam hót nhất tháng 07...02/04/2021
Thi tuyển đơn hàng XKLĐ chế biến thịt gà, nội thất, sản xuất ốc vít,... HOT nhất tháng Ngày 03/01/2023, Chúng tôi tổ chức thi tuyển...
Copyright © 2013 - 2022 japan.net.vn